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如何通过财务共享推进财务精细化管理

7-18-2023 i8小时 阅读 71

  虽然大多数公司都通过财务共享中心实现了集中账务处理,如费用管控、凭证审核、总账报表结算、资金自动支付等,运营效率不断提升,但是离真正做到财务精细化管理,为企业战略提供决策支撑、为业务拓展提供数据指引、为企业价值创造提供有力抓手,仍然存在一定的差距。基于用友参与建设运营的500余家财务共享中心的实践总结,精细化财务管理有助于提高企业运营效率,从多维度优化了企业商业模式,助力企业不断朝着科学化方向发展,有效应对财务共享时代下的发展挑战,促进一流财务体系建设。

  财务精细化管理可以通过财务共享中心实现每一项具体业务的精细化管理,并建立起一套相应的工作流程和业务规范。在实践中狠抓落实,让全面预算管理、绩效评价真正落地。公司运用财务精细化管理,能够将财务管理的触角延伸到公司的各个生产经营领域,通过行使财务服务、监督职能,挖掘财务活动的潜在价值,从复杂的经济活动中实现降本增效的发展目标,发现商业创新点。

  某企业财务共享服务中心建设,坚持推进全集团统一的会计政策、会计科目、会计流程、系统平台、数据标准,形成全集团财务共享服务中心统一规范。强化财务共享服务组织管理体系一体化、信息平台统一化、服务水平标准化、专项流程板块化等工作要求。财务共享分中心各自独立运营,采用全集团统一数据标准,形成能带来正向现金流入的数据资产,实现财务管理模式创新。企业在建设共享平台时,都会规范财务共享流程。但如果前端业务流程不规范,审批流程反复,易致旧疾频发。纵观国内外财务共享服务中心的发展历程,是共享平台的不断迭代优化,会促进业务系统持续改进提升。在此过程中,财务共享系统需不断发现问题、解决问题,将精益运营和优化迭代贯穿财务精细化管理的始终。

  不断优化资金审批流,实现资金安全高效使用

  很多企业会通过月度资金计划来加大资金管控力度。共享上线初期,将各个分子公司的资金计划发送到共享中心,审核人员需要在审核单据时查看流程是否上报计划。部分企业为加强资金计划落实,增加了“流程审核完成后回写到业务财务节点、业务财务再次确认资金计划是否上报”的环节。这种设置虽然确保了资金计划落实,但是两次审核都是为了确认资金计划是否属实,完全没有必要。

  不断完善资金内控体系,将资金内控规则嵌入信息系统。建立健全资金合规性、流动性,将银行账户管理、资金集中、票据管理等重点业务纳入司库体系,强化信息归集、动态管理和统筹调度,实现对全集团资金的集约管理和动态监控,提高资金运营效率、降低资金成本、防控资金风险。

  所以在共享运营中不断发现流程优化点,及时调整并将其写进系统流程中,可以让整个共享流程更加流畅、高效。

  优化收入流程审核节点,提高审核准确性和效率

  共享中心上线后,部分公司将收入确认流程设置为由经办人提交后直接进入共享审批岗的任务池。这种流程下确认收入的数据未经业务经理(业务财务)审核,且共享财务并不能及时了解每一业务单位的业务变化情况,所以偶有业务发生变化,共享财务无法及时判断单据是否正确,影响了财务共享工作完成的准确性和效率。

  因此,在业务提报后、进入共享审核任务池之前设置业务经理或业务财务审核尤为重要,这一环节能够确保共享平台数据的业务真实性、合规性。共享财务只需进行财务角度信息审核,既做到权责明晰,又发挥了不同岗位员工的专业性,有助于提高效率。

  优化记账申请单关键信息,提高会计信息质量

  共享中心的记账申请单供公司调账使用。由于部分公司业务繁多,无法实现科目映射和业务完全对应。上线初期经办人会将事由备注上传到共享,由共享财务编制会计分录。但依然存在事由表述不清、业务不了解等情况,需要借助线下沟通才能完成单据审核,导致业务财务和共享财务的工作效率双低。

  通过改进,业务财务将会计分录在单据中编辑好,并由财务经理审核完成后到达共享任务池。这样既提高了工作效率,也保证了凭证的正确率和会计信息质量。

  优化调账单据设计合理性,更好地反映业务实际

  部分公司财务共享中心上线之初,业务流程设计只是实现了线上操作,并没有按实际会计准则要求进行优化。共享财务常常需要通过中转科目进行调节实现账务处理,这就会导致虚增公司资产、负债的现象出现,为了解决此问题,就需要按照会计准则,将之前确认的预收款项、收入进行红冲等账务处理。但由于共享中心的预收账款、预付账款为受控科目,无法直接生成负数单据后生成凭证。所以当出现此类状况时,共享财务往往先进行需要预收、预付互转,生成凭证后再通过核销将预收预付进行余额冲平。这样做虽然月底核销后账目余额都正确,但是过渡科目的使用仍虚增了公司的资产负债,使得账目缺乏真实性。

  因此,流程设计不仅要考虑企业账务处理的线上实现,更要充分考虑会计准则要求,对不合理的账务处理在流程优化时当即修改,这样的流程设计在上线后才能真实反映企业经营状况。

  优化共享任务池单据分配,减少单据涌现造成的操作风险

  共享中心不同职能的单据量、单据分配时间并不完全均衡。总账、收入的单据集中在月底和次月月初,结账完成后总账组会出现空档期。费用单据均衡处理依赖前端业务均衡提报,部分公司业务单元会设置个别业务员兼职提报,就会出现月底集中填报的情况,如发生驳回,则很难实现当月结算。同时费用单据审批岗和经办人的沟通也占据了大部分工作时间,而最后各个小组的单据都会通过资金组进行付款,如提报、审批不均衡,资金的实际使用也会按审批时点集中在月底或者年底。并且年底月底结账时涌现大量单据,容易出现系统通路堵塞、影像传输延迟等混乱情形。

  因此,需提醒前端业务均衡填报,为共享审核和资金支付预留充裕的时间,不断优化提报模板,减少业务操作难度和差错率。

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  内容来源:用友网络科技股份有限公司

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