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领导者的开年必修课:高效开会的10条硬核知识点

7-14-2023 i8小时 阅读 72

- 编者按 -

新故相推,日生不滞。我们走在兔年的大道上,泰普洛领导力先祝福每一位朋友,祝福我们的2023。

新年,应是下一站的翻身。假期后复工一周,有人神清气爽,状态满分;有人精疲力尽,状态不佳。

你属于哪一种呢?你or你团队是否也有假期综合症?如果是,请一定仔细阅读本文!

会议是管理工作的每日必备动作,而如何让会议高效就是领导者的必修课。

从公司会议开始,调整团队状态和能量,找到实现高业绩的方法;帮助大家唤起激情,向目标发起冲锋。

本文来自对泰普洛102期直播《邓皓教练谈“如何高效开会”》内容精华提炼,建议领导者、企业高管收藏阅读。敬请enjoy!

一个组织的所有活动都是高官会议的延长线!

01
低效会议的典型特征:
会前无准备,会中无主题
会后无执行,时间无控制

相关调查数据显示:90%的人,参加会议时会不专心、胡思乱想;而73%的人,在开会时做其他事情。

事实上,大多数情况下的会议是很枯燥无聊的,数据中高达50%的会议超时,这也是为什么大部分人不喜欢开会的原因。

这类会议容易出现老板一言堂,出演独角戏;而参会的其他人员,则沉默不语,甚至昏昏欲睡。还有的会议流程像过长,或会议中途频频跑题打岔,此时会议超时成为必然。

会前无准备,会中无主题,会后无执行,时间无控制”非常精确的概括了这类会议的特征。

而糟糕的会议又会导致糟糕的决策,也是会议无聊、低效、无法解决任何问题的根本原因。

02
开会与看电影的相似之处

如果给你2小时的时间,你是愿意参加一场会议,还是观看一场电影?超过半数的人会选择看电影。

如果将看电影和开会做比较,观察它们的异同点会非常有意思。

电影和会议的相同点:

1. 电影和会议有着相近的时间长短

一部电影的时长在1.5-2小时之间,而大多数的管理型会议、例会的时长也在这一范围区间内。

2.电影和会议都有着确定的时间和地点

电影开场的时间是有着明确的时间的,去哪个电影院观看这场电影也是确定的。会议也是如此,哪个会议室、会议时间是几点到几点都会提前设定并通知参会人员。

电影和会议的相同之处,是它们可以拿来做类比的基础,但这一比较的关键之处在于,电影和会议的不同之处。

03
从本质上看:会议与我们息息相关
但为什么大部分人更愿意看电影?

电影和会议的不同点:

1.观众不能参与电影情节、不能影响电影结局;参会者可以参与会议议程、可以影响会议结果

电影的情节是编剧和导演的事,与观众无关,哪怕观众观看得再投入,也无法改变任何电影情节及主人公的最终结局。而会议则不同,会议鼓励参会者参与其中,提出有价值的观点,推动会议结果的产生。在会议过程中,只要参会者愿意,随时可以对议程产生影响。

2. 电影对自己的现实工作和生活关联较少,开会与自己的工作和生活息息相关

看电影的过程中,我们可能会被其中的情节打动而落泪,也或许会被某个片段、某句台词激励。但本质上,看电影主要是为了休闲、娱乐、放松自己,电影不会对我们的生活产生实质性的改变。

但会议不同。会议做出的决策和决定,将会直接影响到将如何分配自己的时间与精力,将决定自己的职业前途和工作结果

与电影的娱乐功能不同,开会是组织里的日常活动,往往是最常用的一种管理手段和工具。是为了解决与我们息息相关的一些事务而举行的,我们无法选择不开会,因为这是组织付钱、付出时间成本,要求你参加的活动。

与之形成对比的是,电影需要我们自己付出时间和金钱,你也可以自行选择看或者不看。

那么问题来了!

对比一番后,看上去大家都应该选择参与度、互动性更强,和自己生活息息相关,并且经济效益更高的会议才对。

但为什么如果让你选择看电影or开会,大部分人会选择前者呢?

戏剧与冲突,对于保持人们的参与至关重要

04
如何让会议不无聊?
把电影的戏剧和冲突注入会议

会议无聊的原因,是因为缺乏戏剧和冲突。电影中最吸引我们的一点,就是它的戏剧性。戏剧性源自人物之间的关系冲突、情绪冲突和情节冲突。

可以说,冲突是一部伟大电影的核心

一部好的电影,必须在最初的10分钟用戏剧性钩住观众(只有这样他们才会在接下来的两个小时保持专注)。同时在剩下的2小时,充满跌宕起伏、意料之外、情理之中的情节。

而会议则不同,很多时候,会议更专注于避免紧张局面和准时结束议程。尤其是某些大老板一言堂的会议中,没有人敢提出反对意见,老板以外的参会者在会议上全程保持沉默,大家都不想得罪老板、得罪同事,冲突更是无从谈起。

但是,戏剧与冲突对于保持人们的参与至关重要,为了避免无聊,会议中必须激发和挑起冲突。

对于一个可以互动的、切身相关的、无法逃避的、可以改变自己工作状态和前途的会议活动,我们完全可以让它变得比看电影更加有意思。

对于领导者来说,他们可以试着参考电影的架构,把会议变得更有趣味性

1.一开始就设定情节

领导者可以在最初的10分钟,给与会者一个下马威。这样他们才会理解和领会其中的风险。比如,阐明做出坏决策的危险性,强调某个正在进逼的竞争威胁,赋予与会者对组织更大目标的使命感——对客户、雇员及至整个社会的影响。

2.主动挖掘冲突

领导者必须优先寻找无法达成共识的重要议题:团队成员不愿参与讨论时,领导者必须迫使他们参与。与此同时,正面处理每一个议题,把议题摆上桌面与其迎面相搏,让不适应冲突的人去与他们交锋。

3.实时许可、鼓励冲突与辩论

团队成员在动态的争论中,初次尝试与他人交锋,领导者可以打断与会者的发言,提醒他们这样做是对的。领导者的这一行为,将使参会者保持围绕这一议题进行辩论的热情,并且继续声明各自的主张,不会因为担心引发个人恩怨,而三心二意或不敢作声。

如何把戏剧和冲突注人会议?

05
警惕大乱炖式会议:
希望在一个会议上达到太多目的

所谓“大乱炖式会议”,汇聚各大部门的领导者,大家都希望最高效率地利用这场会议,达到多层次的目的。

比如销售战略、开支、潜在的合并、员工奖励方案、预算和品牌定位等议题,都想在同一场会议中解决。

但是,这反而成为会议领导者面对的最大、结构性的问题——把所有需要讨论的议题都扔进同一场会议中,就像一锅难吃的、放了太多乱七八糟食材的大杂烩。

最终的结果是,想要解决的问题、达成的目的很多,但会议结束后一个都落实不了。

大乱炖式的会议,最大的问题就是缺乏结构性,在解决这一问题之前,我们首先要明确开会的目的,才能更好的梳理会议结构。

一般来说,开会无外乎达成这3类目的:

1. 信息沟通:交流信息,分享观点,表明立场

2. 解决问题:出现跨岗位、跨部门、跨职责、跨权限的问题,输出解决方案

3. 做出决策:对备选方案进行拍板、做决定

如果我们把这三种目的放在同一场会议,就容易出现大乱炖的情况。

解决问题的会议,通常会是怎样?

06
你的企业开会:
是“皇帝上朝”模式,
还是专业的足球队模式?

有一些组织开会时,尤其是周例会、月例会时,很像皇帝上朝。每个部门的负责人或副总们,都要向老板汇报自己部门的工作。而老板就坐在中间,像皇帝一样,听着手下的“大臣”发言,然后对每个人的汇报再做各式点评。

对一部分老板来说,这种“皇帝上朝“模式的感受特别好,尤其是看着大家战战兢兢的样子。

但是,如果作为一个领导者,开会是为了达成这种目的,可想而知会议的效果如何。

当然,会有很多领导者认为,开会,就是为了交换信息,获得信息,表达自己的想法,并知道下属在做什么。

所以更常见的会议类型是——各部门一个个汇报,领导者为了显示自己的权威,会依次点评甚至质疑某些数据的准确性,而这一汇报过程往往占领了一半甚至三分之二的会议时间。

这类汇报型会议也会导致即将做汇报的人内心惊惧不安,已经做完汇报的人如释重负。最终,全场会议实际上就只有两三人在全情投入的做互动,其他人都各怀心思。此类会议的效果如何,想必大家心中也已经有了答案。

那么,作为领导者,究竟要如何达成会议的第一个目的,交换信息呢?

在此,各位领导者可以反问自己一个问题,老板要掌握下属的情况,下属要知道上面的想法,平级之间相互知道兄弟部门之间在做什么,一定要通过会议汇报的途径吗?

以刚刚过去的世界杯为例:

足球场上的计分图,清晰且详细地给出了场上的各类数据信息——主客队、剩余时间、比分、犯规次数、进攻次数、射正次数等等。

所以,无论是教练还是场上球员,对于此刻球队所处的状态非常明了,因为图上的信息一目了然

他们也因此很清楚自己接下来还有多少时间,可以去做哪些努力和改变,让比赛结果趋向于自己希望的方向发展。

同理,如果你企业在运营过程中,还需要在会议上花很多时间,去听各部门的分析报告,才知道企业的现状、与目标的距离、遇到的问题。

那么企业接下来的决策、行动效率及针对性,也可想而知!

为什么会议会无聊?

07
兰西奥尼提出的高效开会之
——六步会议法

兰西奥尼的书《该死的会议:如何开会更高效》中提到了六步每周战术会议法:

1.闪电回合

每人30秒,说出本周最关键的2-3件事;全部列表;合并同类项不解释,不讨论,不细分。

2. 对标

列出目标图;颜色标出目标的进展情况,绿色健康,红色警告,黄色正常;标红的目标项目加入列表中。

3. 形成会议议程

 将闪电回合列表中议题+标红事项;按重要性排序,列出今天的会议议程。

4. 战略停车场

将第 一、二项中重大的项目,要长时间(15分钟以上的)需专题讨论的问题放在此,以后作为专题会议解决。

5. 承诺

按照会议议程讨论,并记下讨论的行动计划;闹钟设好提前15分钟的时间,如果没有完成需决定延长还是结束。记录者读出计划清单,并每人承诺,沉默=不同意。

6. 层层向下沟通

确定今天会议中哪些事项须其他人员知道的,谁负责沟通,确定哪些事是应当保密的;约定12或24小时内必须沟通完毕。

08
你听到的汇报未必真实!
信息的有效性
取决于领导者的沟通方式

其实,会议中下属汇报的信息也未必是全面真实的。

在做组织健康的相关咨询服务时,我经常会问领导者一些问题,比如:

- 你和你的直接下属单独在一起的时间有多少?

- 多久进行一次一对一的单独会谈?

- 会谈中更多是在引导式提问?还是汇报工作?还是下指令甚至训斥?

- 是他说的更多还是你作为领导者说的更多?

这些都与信息交换的质量息息相关

领导者如果真的想要了解下属的真实工作情况,或是对方是否需要帮助,应该更多——在沟通中提问与倾听。比如:

- 你目前在工作当中遇到了一些什么样的困难?

- 这个项目或者你正在实现的目标进展状况如何?

- 在这一过程中,有哪些是需要我提供支持和帮助的?

领导者也可以关心下属在成长过程中及与其他部门的沟通协作中,是否需要协助等等

如果领导者可以真实地关心、了解下属的状态,那么,一场高效会议在信息交换的层面上,无需花很多时间听取工作汇报。

09
在会议中,解决问题的关键:
建立信任,放下防御和顾虑

在会议中解决问题,会有这样几种情况出现。

第一种:事先不沟通,直接讲问题

当工作中遇到问题,尤其是部门间的协作时,事先不和对方部门负责人沟通,就直截了当把问题拿到会议上公开讲。

无论出于什么目的,这显然会激起对方部门负责人的防御,对于共同解决问题毫无帮助,也无法找到解决问题的真正根源性方案。

第二种:把问题抛给老板做决定

会议上的每个人,都带着各自的立场和观点,希望老板最终拍板做决定。但如果领导者本身不了解具体情况,就会陷入两难的局面,很多议而无果的会议就是这样产生的。

第三种:提出问题解决方案的人有顾虑

如果这一方案在执行的过程中效果不好,自己是否需要承担后果和责任。基于这一心理,很多人在讨论的时候内心很难放开,总是会有所保留。那么相应的会议中的头脑风暴,也就很难起到效果,创新和灵感也难以被激发,创造性的解决方案更是无从谈起

这一问题的解决方案,在于让每个人畅所欲言,列出每个方案的优劣,但不需要选择某一方案站队,这时参会者会轻松很多,更容易开放思维提出建设性的观点

当参会者不需要为最终的决定负责时,参会者的压力减少,会议的讨论效率会提升。大家会把自己对于问题的理解,更指向问题的根源,从而拿出更优方案。当大家共同努力找到最后解决方案时,也会更有成就感。

老板过多地做决定和决策,下属将会丧失做决定的能力!

10
领导者明确自身在不同会议中的角色:
信息提供者?沟通协调者?
还是最终拍板者?

不管是个人还是企业,想要取得成功,就要果断地做出选择。决策对了,就能制定正确的步骤,使企业成功。

但是,如果领导者过多做决定和决策,下属将会丧失做决定的能力。当下属丧失做决定的能力时,需要领导者做决策的事情会越来越多,最终形成恶性循环。

所以,划重点来了:

明确会议的类型,会议的目的,领导者在会议中的角色(信息提供者、沟通协调者、资源提供者、还是最终拍板者),非常重要

领导者参会应该让会议更高效的运转,而非一言堂,把下属培养成巨婴。

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