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一周该有几个“无会日”?

7-14-2023 i8小时 阅读 83

作者:本·莱克(Ben Laker),维贾伊·佩雷拉(Vijay Pereira),帕万·布德瓦尔(Pawan Budhwar),阿希什·马利克(Ashish Malik)

即便在疫情暴发之前,也有71%的管理者认为会议的成本高而效率低。由于很多公司已经转向远程及混合工作模式,为了弥补人际互动上的不便,开会的频率和时长都不断攀升。

如今的知识工作者通常把85%以上的时间用于开会,而研究表明,这对人们的心理、身体和精神健康都造成了负面影响。

虽说构建信任和打造团队凝聚力都有赖于高质量的频繁互动,但开会已不再是达成这个目的的最好方式。

有鉴于此,许多公司包括Facebook和Atlassian都选择推行“无会日”(no-meeting day)。在“无会日”期间,大家按照自己的节奏开展工作,和他人协作的步调和日程也是怎么方便怎么来,没有硬性规定。

01
评估“无会日”的影响

近期我们调查了76家公司,其雇员数均超过千人,业务遍及50多个国家。这些公司在过去一年里,每周都会安排一至五个“无会日”(在此期间甚至连一对一会谈也不允许)。

此外,我们访谈了各级经理人以及每家公司的人力资源总监,以了解管理层对推行这一举措的看法;研究了会议量削减前后员工压力水平的对比数据;利用动向调查(pulse survey),评估了这一举措对工作效率、协作水平和敬业度的后续影响。

在我们研究的公司中,有近一半(47%)因推行每周两天“无会日”而减少了40%的会议。其余公司则进行了力度更大的尝试:35%的公司规定每周有三个“无会日”,11%的公司是四个“无会日”,剩下7%则干脆取消了所有会议。

如下表所示,引入“无会日”的后续影响相当深远。每周设一个“无会日”的情况下,员工自主性、沟通水平、敬业度和满意度都得到了提升,微观管理减少,压力水平下降,工作效率得以提升。

推行“无会日”后员工评分的变化

如果会议量减掉40%(相当于每周有两天不开会),我们发现,工作效率会提高71%,因为员工感到对工作更有掌控感和自主权。

他们不再拘泥于预设的日程安排,而是可以自己安排办事清单,并自行负责。因此,员工满意度提高了52%。

虽然看起来有悖常理,但我们的研究得出结论:开会太多既不利于有效协作,也会干扰员工的高效工作时间,还会打断人们的思路。因此,会议量削减60%(相当于每周三天不开会),令协作水平提升了55%。

员工们用更有效的一对一联系取代了开会,采取了适合自己的沟通节奏,他们通常还会利用项目管理工具辅助沟通。如此一来,压力的风险降低了57%,员工的心理、生理和精神健康水平由此提升。

而对于一周有四天不开会的那些公司,我们发现,发生微观管理的可能性降低了74%。人们觉得自己受重视、被信任,敬业度提高了44%,于是更加努力地为公司工作。

每周四天不开会,让沟通清晰度提升了65%,因此工作效果显著提高。

同事间的误解也少了很多。人们会快速翻看之前的Slack聊天记录或项目大纲,来回顾某项任务或请求。诸如“我以为你和我说的是⋯⋯”或“我还以为⋯⋯”这种话,也很少有人再说了。

虽然我们的数据表明,因为各种好处,推行无会政策有重要意义,不过,收益递减法则也会造成一些意想不到的后果。因此,管理者需要了解,怎样做才适合自身的独特情况,最大限度地收获无会策略的好处。

当会议量减少60%,无会时段的好处就达到了顶峰。如果会议量继续减少,收益会下降。例如,如果完全取消所有会议,满意度、工作效率、敬业度和协作水平都会下降。

因此,我们的结论是,“无会日”的最佳天数是三天,也就是每周可以有两天时间开会。开会理由有两条:保持社交联系,以及管理好每周的日程安排。

会议提供了社交机会。不开会的那几天,等于取消了彼此联络的机会——尽管会议并不是充满活力的人类交流方式。在远程工作环境中,社交隔绝的风险极高。

因此,管理者必须刻意创造一些社交机会。非正式的无议程会议,可以有效地满足人们的社交需求。

无论日程怎样安排,削减开会日都需要在做计划时发挥创造性。这是因为,这类提升工作效率的小招术如果没有得到认真对待,只会让大家把会议推到其他日子去。

这种“溢出效应”如果不处理,可能会导致日程安排超负荷,成为你和员工的日常压力来源。几天不开会,却把所有会议都堆到另一天,这样做是解决不了任何问题的。

02
实施“无会日”举措

如果你打算推行“无会日”政策,或对现有政策做出调整,可以采取以下做法。

1. 与你的团队保持沟通

首先,在改变现有的会议惯例之前,先征求反馈意见。为此,你可以宣讲“无会日”背后的前提和逻辑。

那些需要在项目上跨部门合作的人可能会提出反对意见。因此,对于推行这项会影响所有人每周日程的政策,要给出一个清楚且令人信服的理由。

也许有些团队成员正在开展复杂项目,需要更多时间才能把需要解决的问题想明白,也可能每个人的日程里已经塞满了各种会议,难以遵守严格的工作期限。

2. 鼓励非正式交流

人类是讲故事的高手,所以要允许员工们做自己。我们的研究发现,在内部沟通平台上分享和讨论热梗、时事、体育赛事、名人新闻、节日计划乃至表情包,都是有益的做法。

员工把这种非正式交流看成是自我的延伸,也认为工作环境应该允许他们表达更完整的自我。当公司上下都可以随便聊聊时,就能够消除繁文缛节造成的障碍。

多数问题(87%)都是在虚拟饮水机(比如留言板)旁边或是Slack和Teams这样的聊天平台上得到解答的,而开会则成为一种过去式。我们还发现,开设一个论坛,让大家吐吐槽、讲讲故事,或一起放松一下,总是不错的做法。

3. 实行更有效的会议规则

在做出这样的转变时,公司面临的主要挑战是找到一种新的、有条不紊的协作方式。人们很容易退缩回原来的模式,所以要设立一些基本规则,帮助员工适应新的做法。

要确保每次会议都有明确的议程和预期的成果。缺少这两点的会议,可能还没完全想清楚为何要开,其实或许发一封电子邮件就够了。

鼓励你的团队取消浪费大家时间的会议。明智地判断哪些会有价值、哪些会没必要,可以帮助大家从日程表中更多地解放出来。

此外,还可以设置书记员或计时员的角色,帮助大家遵守议程,特别是在开大会的时候。

每次开完会,都要发送清晰的要点总结:记录会议要点、议题和基本任务,这样可以让团队成员担负起责任,并且避免重复讨论那些已经讨论过的问题。

归根结底,“无会日”政策既有利于高效协作,又能避免全情投入的重点工作受到干扰。我们看到,员工真切地欢迎这种政策,因为这可以让他们有上乘的表现,不被打乱节奏。

在经历一段时间的调整后,多数团队都认为,降低开会频率是有价值的,特别是每周只有两天开会的话。

既然开会花费了大量时间,回报却很少,那么就应该立刻采取行动做出改变,否则机会成本太高。


作者简介:本·莱克,英国雷丁大学亨利商学院(Henley Business School, University of Reading)领导力教授。
维贾伊·佩雷拉,法国诺欧商学院(NEOMA Business School)战略与国际人力资本管理学教授。
帕万·布德瓦尔,英国阿斯顿大学阿斯顿商学院(Aston Business School, Aston University)国际人力资源管理50周年教席教授。
阿希什·马利克,澳大利亚纽卡斯尔大学纽卡斯尔商学院(Newcastle Business School, University of Newcastle)战略性人力资源管理副教授。

本内容有删节
原文《一周该有几个“无会日”?》
刊登在《商业评论》2022年4月号

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